Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Accès à l’information et protection des renseignements
La Municipalité de Saint‑Donat est soumise à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Sous réserve de cette Loi, la Municipalité doit :
- permettre, aux personnes qui en font la demande, l’accès aux documents qu’elle détient,
- informer toute personne des renseignements personnels la concernant détenus par la Municipalité et
- assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’ils contiennent.
L’accès à l’information
Une demande d’accès à l’information sert à obtenir un ou des documents que la Municipalité détient déjà dans l’exercice de ses fonctions.
Elle ne vise pas à demander à la Municipalité :
- de créer un nouveau document;
- d’effectuer une analyse ou une recherche;
- de répondre à une question générale;
- de formuler une opinion;
- de produire une attestation ou une confirmation qui n’existe pas déjà;
- à obtenir une opinion, une explication, une analyse ou la création d’un nouveau document.
Pour une question concernant un service municipal, un règlement, un permis ou une démarche administrative, il est préférable de communiquer directement avec le service concerné.
Délai de traitement
Toute demande est traitée conformément à la Loi.
La Municipalité dispose donc d’un délai maximal de 20 jours suivant la réception d’une demande pour y répondre.
Lorsque le traitement de la demande ne peut être complété dans ce délai sans compromettre le déroulement normal des activités de la Municipalité, la responsable peut prolonger le délai de traitement d’une période maximale de 10 jours.
Un accusé de réception sera transmis au demandeur afin de confirmer la réception de sa demande et de l’informer du délai de traitement applicable.
Frais
L’accès à un document est généralement gratuit. Autre paragraphe
Des frais peuvent toutefois être exigés lorsque la demande nécessite la transcription, la reproduction ou la transmission de documents.
Si des frais sont applicables, la Municipalité vous informera du montant approximatif avant de reproduire ou de transmettre les documents. Autre paragraphe
Les frais sont établis notamment conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, r. 3).
Avant de faire une demande
Avant de faire une demande, vérifiez si le document est en ligne. Plusieurs documents sont accessibles sur notre site Internet, sans avoir besoin de remplir une demande, notamment :
- les règlements municipaux;
- les procès-verbaux et les documents relatifs aux séances du conseil;
- les avis publics;
- les budgets et les rapports financiers;
- les politiques municipales;
- le rôle d’évaluation.
Assurez-vous que votre demande est complète avec les pièces justificatives, s’il y a lieu, afin d’éviter des délais de traitement ou des recherches non nécessaires.
Demande d’accès à un document lié à un dossier de propriété
Afin d’obtenir une copie d’un document relatif à une propriété, comme un permis ou un certificat de localisation, vous devez présenter une demande d’accès à l’information, soit
- en remplissant le formulaire en ligne ci-dessous
;ou - par la poste ou en personne à l’hôtel de ville.
Exemples de documents accessibles :
À toute personne qui en fait la demande
- Copie d’un permis ou d’un certificat (permis affiché à la fenêtre au moment des travaux)
Aux propriétaires ou leurs mandataires par le biais d’une autorisation écrite
- Copie d’une demande de permis ou de certificat
- Copie d’un plan de construction
- Copie d’un certificat de localisation
- Confirmation des installations septiques
- Copie d’un rapport ou d’une lettre en lien avec un dossier d’urbanisme
Les documents relatifs au traitement d’une plainte ou d’un avis d’infraction ne sont pas publics.
Si vous n’êtes pas le propriétaire de l’immeuble visé par la demande, vous devez obtenir une autorisation écrite signée par le propriétaire ou par tous les copropriétaires que vous devez ajouter en pièce jointe à la demande.
Demande d’accès à un document lié à un dossier de propriété
Demande de rapport d’intervention sécurité incendie
Pour une demande visant l’obtention d’une copie d’un rapport d’intervention, d’un rapport d’incendie ou d’une carte d’appel du Service de sécurité incendie et de sécurité civile de la Municipalité. vous devez présenter une demande d’accès à l’information, soit
- en remplissant le formulaire en ligne ci-dessous ou
- par la poste ou en personne à l’hôtel de ville.
Selon la nature de la demande, une preuve d’identité, une autorisation écrite ou tout autre document justificatif pourrait être exigé.
Frais
Des frais de 115 $ sont exigés pour la délivrance d’un rapport d’intervention du Service de sécurité incendie et de sécurité civile, conformément au règlement concernant la tarification des biens et services.
La Municipalité vous informera de cette exigence avant de reproduire ou de transmettre les documents.
Demande de rapport d’intervention sécurité incendie
Demande d’accès à l’information
Si votre demande ne concerne pas une propriété, ou pour toute autre demande visant simplement à obtenir de l’information, devez présenter une demande d’accès à l’information, soit
- en remplissant le formulaire en ligne ci-dessous ou
- par la poste ou en personne à l’hôtel de ville.
Selon la nature de la demande, une preuve d’identité, une autorisation écrite ou tout autre document justificatif pourrait être exigé.
Accès à l’information
Protection des renseignements personnels
La Municipalité dispose d’un Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
Ce comité est composé de :
- Geneviève Provost, greffière et responsable de l’accès à l’information
- Justine Savoie, directrice générale adjointe
- Brahim Baiteche, responsable des technologies et de l’information
.
Vous pouvez les joindre par le biais du formulaire en ligne. – hyperlien vers Nous joindre
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est une information qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier (ex. : date d’anniversaire, numéro d’assurance sociale, adresse courriel personnelle, etc.). Autre paragraphe
À moins d’exception, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée puisqu’ils sont confidentiels.
Exercez vos droits
Vous avez des droits concernant les renseignements personnels que la Municipalité détient à votre sujet.
Vous pouvez notamment :
- demander d’y avoir accès et, dans certaines situations, de les obtenir dans un format technologique structuré et couramment utilisé ou de les faire transmettre à une personne ou à un organisme autorisé
- demander de les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques
- retirer votre consentement, lorsque l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels repose sur celui-ci
- déposer une plainte ou signaler une préoccupation concernant la façon dont vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou protégés
Pour exercer vos droits, retirer votre consentement ou déposer une plainte, communiquez avec la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
Politiques
Politiques
Le Comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de la Municipalité s’est dotée de trois politiques visant à encadrer l’accès à l’information, la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
Vous trouverez ci-dessous un résumé de chacune de ces politiques. Pour consulter les documents dans leur intégralité, visitez la page Politiques.
Politique cadre concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Cette politique :
- établit les principes qui encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels détenus par la Municipalité et
- précise les droits des personnes concernées, les rôles et responsabilités de chacun, le processus de traitement des plaintes ainsi que les mesures de formation et de sensibilisation destinées au personnel municipal.
Politique de confidentialité des renseignements personnels
Cette politique :
- présente les mesures mises en place par la Municipalité pour protéger les renseignements personnels recueillis au moyen de ses services et outils technologiques
., - explique notamment les moyens utilisés pour recueillir ces renseignements, les raisons de leur collecte ainsi que les règles encadrant leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction et
- informe les citoyens de leurs droits d’accès et de rectification, dans un souci de transparence et de respect des obligations légales.
Politique sur les sondages
Cette politique :
- encadre la collecte et le traitement des renseignements personnels obtenus dans le cadre des sondages, des enquêtes et des études de recherche réalisés par la Municipalité ou pour son compte et
- vise à favoriser la participation citoyenne tout en assurant la confidentialité des renseignements recueillis, la transparence des pratiques municipales et le respect des règles relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour plus d’informations :
Geneviève Provost, greffière
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 819 424-2383, poste 263
Courriel : acces.informations@saint-donat.ca
Municipalité de Saint‑Donat
490, rue Principale
Saint‑Donat (Québec) J0T 2C0