Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Accès à l’information
La Municipalité de Saint‑Donat est soumise à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
Sous réserve des dispositions prévues à cette loi, la Municipalité doit permettre l’accès aux documents qu’elle détient aux personnes qui en font la demande et elle doit assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’ils contiennent.
En vertu de cette loi, la Municipalité doit :
- permettre l’accès aux documents qu’elle détient aux personnes qui en font la demande, sous réserve des restrictions et exceptions applicables;
- informé toute personne des renseignements personnels la concernant détenus par la Municipalité de Saint‑Donat;
- assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’ils contiennent.
L’accès à l’information
Une demande d’accès sert à obtenir un document que la Municipalité détient déjà dans l’exercice de ses fonctions.
Elle ne vise pas à demander à la Municipalité :
- de créer un nouveau document;
- d’effectuer une analyse ou une recherche;
- de répondre à une question générale;
- de formuler une opinion;
- de produire une attestation ou une confirmation qui n’existe pas déjà.
Pour une question concernant un service municipal, un règlement, un permis ou une démarche administrative, il est préférable de communiquer directement avec le service concerné.
Avant de faire une demande
Avant de faire une demande, vérifiez si le document est en ligne. Plusieurs documents sont accessibles sur notre site Internet, sans avoir besoin de remplir une demande, notamment :
- les règlements municipaux;
- les procès-verbaux et les documents relatifs aux séances du conseil;
- les avis publics;
- les budgets et les rapports financiers;
- les politiques municipales.
Une demande d’accès vise un ou plusieurs documents existants détenus par la Municipalité. Elle ne vise pas à obtenir une opinion, une explication, une analyse ou la création d’un nouveau document.
Demande d’accès à un document lié à un dossier de propriété
Afin d’obtenir une copie d’un document relatif à une propriété, comme un permis ou un certificat de localisation, vous devez présenter une demande d’accès en ligne, via le formulaire ci-bas.
Exemples de documents accessibles :
- Copie d’un permis ou d’un certificat (permis affiché à la fenêtre au moment des travaux)
- Copie d’une demande de permis ou de certificat (accessible aux propriétaires ou leurs mandataires);
- Copie d’un plan de construction (accessible aux propriétaires ou leurs mandataires);
- Copie d’un certificat de localisation (accessible aux propriétaires ou leurs mandataires);
- Confirmation des installations septiques (accessible aux propriétaires ou leurs mandataires);
- Copie d’un rapport ou d’une lettre en lien avec un dossier d’urbanisme (accessible aux propriétaires ou leurs mandataires).
Notez que les documents relatifs au traitement d’une plainte ou d’un avis d’infraction ne sont pas publics.
Vous pouvez transmettre une demande :
- en remplissant le formulaire en ligne ci-dessous;
- par la poste ou en personne à l’hôtel de ville.
Si vous n’êtes pas le propriétaire de l’immeuble visé par la demande, vous devez vous assurer d’avoir en votre possession une procuration originale signée par le propriétaire avant de remplir le formulaire en ligne.
Demande d’accès à un document lié à un dossier de propriété
Demande de rapport d’intervention sécurité incendie
Pour une demande visant l’obtention d’une copie d’un rapport d’intervention, d’un rapport d’incendie ou d’une carte d’appel détenu par le Service de sécurité incendie de la Municipalité de Saint‑Donat, veuillez remplir le formulaire ci-bas.
Afin de faciliter le traitement de votre demande, veuillez fournir tous les renseignements permettant de repérer le document recherché, notamment :
- votre nom et prénom
- vos coordonnées pour vous joindre (téléphone et courriel);
- l’adresse
- la date et l’heure approximative de l’intervention
- les détails de votre demande
Selon la nature de la demande, une preuve d’identité, une procuration ou tout autre document justificatif pourrait être exigé.
Frais
Des frais de 115 $ sont exigés pour la délivrance d’un rapport d’intervention du Service de sécurité incendie, conformément au règlement concernant la tarification des biens et services en vigueur de la Municipalité de Saint‑Donat.
La Municipalité vous informera du montant avant de reproduire ou de transmettre les documents.
Demande de rapport d’intervention sécurité incendie
Demande d’accès à l’information
Si votre demande ne concerne pas une propriété, ou pour toute autre demande visant simplement à obtenir de l’information, veuillez utiliser le formulaire de demande d’information ci-bas.
Délai de traitement
Toute demande est traitée conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
En vertu de l’article 47 de cette loi, la Municipalité de Saint‑Donat dispose d’un délai maximal de vingt (20) jours suivant la réception d’une demande pour y répondre. Lorsque le traitement de la demande ne peut être complété dans ce délai sans compromettre le déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable peut prolonger le délai de traitement d’une période maximal de dix (10) jours, tel que prévu au même article.
Un accusé de réception sera transmis au demandeur afin de confirmer la réception de sa demande et de l’informer du délai de traitement applicable.
Frais
L’accès à un document est généralement gratuit. Des frais peuvent toutefois être exigés lorsque la demande nécessite la transcription, la reproduction ou la transmission de documents ou de renseignements personnels.
Si des frais sont applicables, la Municipalité vous informera du montant approximatif avant de reproduire ou de transmettre les documents. Les frais sont établis conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, r. 3).
Accès à l’information
Protection des renseignements personnels
La Municipalité de Saint‑Donat dispose d’un comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).
Ce comité est composé de Geneviève Provost, greffière et responsable de l’accès à l’information, de Justine Savoie, directrice générale adjointe, ainsi que de Brahim Baiteche, responsable des technologies et de l’information.
La transparence, le respect des obligations légales et la sécurité de l’information font partie des valeurs fondamentales de l’organisation.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est une information qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier (ex. : date d’anniversaire, numéro d’assurance sociale, adresse courriel personnelle, etc.). À moins d’exception, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée puisqu’ils sont confidentiels.
Politiques
Le comité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Saint‑Donat s’est dotée de trois politiques visant à encadrer l’accès à l’information, la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
Vous trouverez ci-dessous un résumé de chacune de ces politiques. Pour consulter les documents dans leur intégralité, visitez la page Politiques.
Politique cadre concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
La Politique sur la protection des renseignements personnels établit les principes qui encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels détenus par la Municipalité. Elle précise également les droits des personnes concernées, les rôles et responsabilités de chacun, le processus de traitement des plaintes ainsi que les mesures de formation et de sensibilisation destinées au personnel municipal.
Politique de confidentialité des renseignements personnels
La Politique de confidentialité des renseignements personnels présente les mesures mises en place par la Municipalité pour protéger les renseignements personnels recueillis au moyen de ses services et outils technologiques. Elle explique notamment les moyens utilisés pour recueillir ces renseignements, les raisons de leur collecte ainsi que les règles encadrant leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction. Elle informe également les citoyens de leurs droits d’accès et de rectification, dans un souci de transparence et de respect des obligations légales.
Politique sur les sondages
La Politique sur les sondages encadre la collecte et le traitement des renseignements personnels obtenus dans le cadre des sondages, des enquêtes et des études de recherche réalisés par la Municipalité ou pour son compte. Elle vise à favoriser la participation citoyenne tout en assurant la confidentialité des renseignements recueillis, la transparence des pratiques municipales et le respect des règles relatives à la protection des renseignements personnels.
Pour plus d’informations :
Geneviève Provost
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 819 424-2383, poste 263
Courriel : acces.informations@saint-donat.ca
Municipalité de Saint‑Donat
490, rue Principale
Saint‑Donat (Québec) J0T 2C0