Faire carrière à la Municipalité

Sous la supervision de la direction du Service, le titulaire du poste doit assurer la gestion des dossiers administratifs. De plus, il exécute divers travaux cléricaux comportant du traitement de textes, la création de formulaires de tout genre ainsi que la saisie de données informatiques.

Responsabilités générales

• Assurer l’accueil des citoyens se présentant sur place au garage municipal, répondre à leurs demandes de renseignements et les orienter vers la personne ou le service concerné.
• Rédiger, préparer et saisir à l’ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des procès-verbaux, des avis, des constats, des factures, des présentations, des publications, des rapports et d’autres documents
  connexes.
• Récupérer, ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner
  la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes.
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique, transmettre les appels téléphoniques et les messages à la personne responsable ou au Service concerné et les inscrire, au besoin, dans le système informatique.
• Intégrer toutes demandes de renseignements ou documents transmis à la Municipalité dans le système
  informatique, au besoin.
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction du Service.
• Exécuter et assurer le suivi d’opérations administratives (bons de commande, soumissions, prises d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, classement papier et électronique, etc.).
• Accomplir, à la demande de la direction du Service, les tâches d’un poste administratif en soutien, lorsque
  requis.
• Participer, à la demande de la direction du Service, en tant que secrétaire lors de réunions et en assurer le bon déroulement de même que le suivi (convocation des participants, ordre du jour, procès-verbaux, préparation de documents pertinents aux réunions, etc.).
• Faire le suivi des résolutions du conseil municipal avec les employés concernés et les directeurs des services auxquels elle est rattachée.
• Assurer le remplacement, à la demande de la direction du Service lors des pauses et des vacances de la personne titulaire du poste de secrétaire aux travaux publics à l’hôtel de ville.
• Collaborer à la préparation du budget annuel, compléter les relevés de paie et comptabiliser les feuilles de temps à la demande de la direction du Service.
• Effectuer des recherches sur divers sujets ou projets à la demande de la direction du Service (par exemple :
  archives, cartographie, coordonnées, gestion contractuelle, etc.).
• Effectuer toute autre tâche connexe requise par la direction du Service.

Exigences, qualités et aptitudes

• DEP en secrétariat ou en bureautique et de 6 à 12 mois d’expérience.
• Excellente communication en français (parlé et écrit).
• Excellente connaissance de la suite Office.
• Capable de travailler sous pression et de respecter des échéanciers courts, faire preuve d’initiative et avoir
  une bonne autonomie.
• Avoir une connaissance du logiciel PG Suite financière/ PG Accès-Cité Territoire constitue un atout.
• Se distingue par son professionnalisme, sa discrétion, sa polyvalence et son dynamisme.

Conditions de travail

Lieu de travail : garage municipal

Statut : temps plein selon la convention collective en vigueur, temporaire 6 mois

Salaire : débutant à 31,65 $ l’heure

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae (CV) à l’attention de Serge Villeneuve par courriel à emploi@saint-donat.ca, avant 16 h 30 le 29 mai. Seules les personnes retenues seront contactées.

La Municipalité de Saint‑Donat est à la recherche d’une personne qualifiée afin de pourvoir un poste étudiant au
Service du greffe.

Responsabilités générales

• Préparer, réviser et mettre en forme des documents juridiques et administratifs (projets de résolutions, ententes, règlements, avis publics, correspondance officielle) en conformité avec les normes rédactionnelles applicables et les dispositions du Code municipal du Québec ou de la Loi sur les cités et villes.
• Collaborer à la préparation des séances du conseil municipal et des comités (rédaction de projets d’ordre du
  jour, compilation et mise en page de la documentation, envoi des convocations, suivi des décisions et
  transmission des résolutions adoptées).
• Participer à la rédaction de projets de procès-verbaux et assurer leur mise à jour, notamment en consignant
  fidèlement les décisions du conseil, en vérifiant la concordance avec les résolutions adoptées et en assurant
  leur publication dans les délais prévus par la loi.
• Effectuer des recherches juridiques (lois, règlements municipaux, politiques, jurisprudence et directives
  applicables) dans le cadre de dossiers administratifs ou réglementaires, et préparer des notes de synthèse ou des fiches d’analyse à l’intention de la direction ou des élus.
• Participer au traitement des demandes d’accès à l’information dans le respect des dispositions de la Loi sur
  l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels,
  notamment : réception et accusé de réception des demandes, ouverture et suivi des dossiers, recherche et
  collecte des documents pertinents, communication avec les requérants, respect des délais légaux, et
  rédaction de projets de réponses ou de décisions motivées.
• Contribuer à la gestion documentaire municipale : application du plan de classification, mise à jour du
  calendrier de conservation des documents, numérisation, archivage, versement et diffusion des documents
  selon les règles en vigueur.
• Veiller au respect des normes de confidentialité et des obligations en matière de protection des
  renseignements personnels, notamment en vertu de la Loi sur l’accès et des modifications apportées par la Loi 25.

Exigences, qualités et aptitudes

• Être inscrit à un programme d’études collégiales en techniques juridiques ou dans tout autre programme connexe.
• Intérêt marqué pour le droit public, le droit municipal et l’administration publique.
• Rigueur, discrétion et sens de l’organisation.
• Bonne maîtrise du français écrit.
• Connaissance des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, gestion de documents PDF).
• Connaissance du milieu municipal (un atout).

Conditions de travail

Lieu de travail : hôtel de ville

Statut : étudiant, temps plein (35 heures/semaine)

Horaire : lundi au jeudi de 8 h 30 à 17 h et le vendredi de 8 h à 12 h

Salaire : débutant à 20,75 $ l’heure

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae (CV) à l’attention de Geneviève Provost par courriel à emploi@saint-donat.ca avant 16 h 30 le 29 mai . Seules les personnes retenues seront contactées.